cePRE$: Sistema Informático Integral para
el Análisis, Control, Proyección y Planificación del Presupuesto del Estado y
los Estados Financieros*
cePRE$: Integral computer system for the
Analysis, Control, Projection and Scheduling of the Budgetof the State and the
financial states.
Esp. Mariela E. Marrón Ferrer1,
1Ministerio de Finanzas y Precios, Cuba, marielae.marron@mfp.gob.cu
Empedrado
No. 302, Esquina a Aguiar. Habana Vieja. La Habana Cuba.
Resumen
El trabajo trata el tema de cómo implementar sistemas (informáticos) que
permitan disponer y realizar análisis de la información oportuna y confiable
sobre el comportamiento financiero del sector público, que posibilite la
dirección, evaluación y control de la gestión de los órganos, organismos,
direcciones administrativas, empresas públicas, unidades presupuestadas,
uniones y demás entidades donde tenga intereses el Estado. cePRE$, es el
resultado de la combinación de esfuerzos de los especialistas del área de
Informática con los especialistas de las áreas de Política Financiera, Fiscal,
Contable, Atención Institucional y Contabilidad Gubernamental; con el objetivo
de automatizar las operaciones relacionadas con el análisis, control, proyección
y planificación del presupuesto del Estado.
Palabra clave: Informática, Contabilidad, Presupuesto.
Abstract
The work deals with the issue of how
to implement (computer) systems that allow the availability and analysis of
timely and reliable information on the financial behavior of the public sector,
which enables the management, evaluation and control of the management
of the organs, agencies, administrative offices, public companies, budgeted
units, unions and other entities where the State has interests. cePRE$ is the
result of the combination of efforts of specialists in the area of Informatics
with specialists in the areas of Financial Policy, Fiscal, Accounting,
Institutional Care and Government Accounting; With the objective of automating
the operations related to the analysis, control, projection and planning of the
State budget.
Keyword: Computing, Accounting, Budget
Introducción
Como parte de los cambios que ocurren en nuestro país y formando parte de
la política de lineamientos económicos, se hace necesaria la búsqueda de
soluciones que perfeccionen todos los mecanismos de registro, ejecución y
control.
Nuestras entidades, como en el resto del mundo, preparan y presentan estados
financieros cuya utilidad se manifiesta en la información que brinda a
disímiles usuarios, en este proceso pueden existir diferencias originadas por
la interpretación variada dentro de las circunstancias económicas sociales existentes y el marco legal en que
se desarrolla la actividad empresarial cubana. Este sistema es de relevancia
social ya que forma parte de los objetivos para la implementación del Sistema
de Contabilidad Gubernamental en Cuba y responde a intereses del Gobierno
Central.
Desarrollo
Conceptualmente,
se puede entender la Informática como aquella disciplina encargada del estudio
de métodos, procesos, técnicas, desarrollos y su utilización en ordenadores,
con el fin de almacenar, procesar y transmitir información y datos en formato
digital.
Los
sistemas informáticos deben contar con la capacidad de cumplir tres tareas
básicas: entrada (captación de la información), procesamiento y salida
(transmisión de los resultados).
Reúne
a muchas de las técnicas que el hombre ha desarrollado con el objetivo de potenciar
sus capacidades de pensamiento, memoria y comunicación. Su área de aplicación
no tiene límites: la informática se utiliza en la gestión de negocios, en el
almacenamiento de información, en el control de procesos, en las
comunicaciones, en el transporte, en la medicina y en muchos otros sectores.
La Informatización de la sociedad se define en Cuba
como el proceso de utilización ordenada y masiva de las tecnologías de la
información y las comunicaciones (TIC) para satisfacer las necesidades de
información y conocimiento de todas las personas y esferas de la sociedad.
En etapas anteriores, el trabajo con los datos en el
Ministerio de Finanzas y Precios se hacía a través de hojas Excel. Sin
pretender criticar el uso de esta tecnología, pues en su momento cumplió con el
rol que le estaba asignado, aportando rapidez en el trabajo con la información
consolidada. Si bien, en estos momentos ya su uso es limitado, debido a
vulnerabilidades detectadas; entre ellas que el usuario puede modificar o alterar
los datos contenidos, en cuyo caso, el consolidado de la información final no
es fiable. Además, es indetectable cualquier trazabilidad sobre las
modificaciones al documento original.
La metodología para el llenado de dichas hojas estaba implementada, pero
surgían las vulnerabilidades propias de este tipo de uso de datos, entre ellas,
que los datos no tenían protección alguna.
El análisis de estas deficiencias derivó en la toma de decisiones, entre
otras, de hallar la forma de evitar estas vulnerabilidades con la información y
desarrollar un sistema automatizado que comprendiera las etapas de control de
entrada, procesamiento y análisis final de la información.
La primera versión de cePRE$ solo estaba siendo utilizada por las áreas que
están relacionadas con el control y ejecución del presupuesto del Estado.
En estos momentos abarca también:
·
La Contabilidad Gubernamental: las notificaciones y modificaciones
presupuestarias, el modelo de Ley y los modelos relacionados con los ingresos y
gastos no notificados.
·
Atención Institucional: los modelos para la planificación
del presupuesto del Estado (Anteproyecto).
·
Desarrollo General: el análisis de los estados financieros
brindados por la ONEI.
La plataforma
de desarrollo de cePRE$, cumple con la metodología del área de Informática:
·
Código fuente OpenSource, desarrollado bajo licencia
GNU/Linux.
·
Lenguaje: HTML5, PHP 5.3.3, JavaScript, Ajax y JQuery.
·
Servidor Apache v2.0.55
·
Base de datos PostgreSQL v8.4, ubicada en el área de
servidores.
Entre las facilidades que ofrece están:
OPERACIONES GENERALES
a)
Diseñar, estructurar y crear modelos de entrada, definiendo
parámetros de cabeceras, filas, columnas y validaciones. Estos modelos, como su
nombre lo indica, son modelos de entrada de información al sistema, y son la
base para el resto de la salida de información, reportes, estadísticas,
trazabilidad y consolidado de datos.
b)
Diseñar, estructurar y crear modelos de salida de datos;
definiendo parámetros de cabeceras, filas, columnas, expresiones de salida, entre
otros. Estos modelos utilizan la información de los modelos de entrada.
c)
Posibilita la creación de validaciones a nivel de modelo.
Las validaciones no son más que reglas matemáticas que debe cumplir la
información contenida en el modelo, que pudieran ser sumas de control, totales,
subtotales, diferencias, cálculos de porcientos, etc.
d)
Genera plantillas Excel a partir de la estructura del modelo.
La plantilla es creada automáticamente por el sistema a partir del diseño de su
estructura. Esta plantilla se guarda automáticamente en base de datos permitiendo
la descarga del fichero resultante. Las plantillas generadas llevan las hojas
protegidas y cumplen con parámetros de seguridad informática que evitan, entre
otros, la modificación del diseño y estructura de las mismas.
e)
Importación de datos desde plantillas Excel (generadas
por el sistema) de todos los modelos creados, estructurados y vigentes de la
base de datos. Este módulo cuenta con validación de errores para evitar, entre
otras:
ü Debe
ser un fichero válido de Excel con extensión XLS, y su estructura protegida
debe responder a los parámetros de protección creados por el sistema.
ü Importar
modelos ya derogados o no vigentes.
ü Errores
en la información de la cabecera, códigos no existentes en base de datos de
REEUP, Organismos, División NAE, DPA, etc.
ü Información
perteneciente a un período ya en cierre.
ü En
los escaques de datos de la plantilla, no debe contener: Fórmulas o texto, solo
admite valores numéricos.
ü Entrada
de información duplicada en base de datos.
f)
Importación desde fichero DBFONEI. Se realiza a partir de
los ficheros (dbf) que genera la ONEI de los estados financieros exportados por
el VERSAT a través de su módulo SIGE. Este módulo también cuenta con validación
de errores para evitar, entre otras:
ü Debe
ser un fichero válido de texto plano y su estructura debe responder a los
parámetros creados por la ONEI.
ü Datos
nulos.
ü Entrada
de información duplicada en base de datos.
g)
Valida la información de los modelos de entrada, marcando
en cada uno los errores detectados según las reglas de validación establecidas
para cada modelo. Esta operación es obligatoria, ya que garantiza que los datos
importados están correctos según las reglas de validación; así mismo, es lo que
permite que la información importada pueda ser utilizada en los cálculos de los
modelos consolidados de información.
h)
Capta la información de los modelos del Anteproyecto por fase,
permitiendo cerrar las mismas para realizar conciliaciones, de cuyo resultado
puede surgir o no otra fase, hasta llegar al resultado final. Se guarda el
histórico de cada Fase.
i)
Consolida toda la información por modelos, permitiendo
definir parámetros de Período, año, fase, provincia y municipio.
j)
Genera salida de información estadística en la que se
puede visualizar el estado en que se encuentra la información por modelo en un
período/fase dado. Esta información estadística muestra la cantidad de modelos
importados al sistema, de ellos cuales han sido validados y tienen errores.
También muestra la información faltante de quécentro informante corresponde la
información faltante.
k)
Filtra y consolida la información contenida en los estados
financieros. Se pueden definir parámetros a nivel de usuario: modelo, año, período,
provincia, municipio y organismo.
l)
Cada vista en cePRE$ puede generar impresión de datos.
m)
Contiene un módulo de trazas que permite realizar el
seguimiento de la vida útil o histórica de cada modelo.
n)
En la sesión de Administradores: Guarda la trazabilidad
completa del diseño y estructuración de un modelo dado, las filas/ columnas/
validaciones o expresiones de salida: agregadas, modificadas o eliminadas.
También guarda los parámetros propios del modelo: datos de cabecera, siglas del
modelo, tipo de modelo, etc.
o)
En la sesión de Operadores: Guarda la trazabilidad
completa del dato importado de un modelo dado, en qué momento se realizó la
importación y cuál fue la vía (plantilla Excel o DBF), si el modelo fue
validado y su resultado, etc.
p)
Cada una de estas trazas contiene la Fecha y Hora, el operador,
la operación y el nombre del modelo y en dependencia del tipo de traza, guarda
otras columnas de datos que apoyan la trazabilidad.
SEGURIDAD
a)
La plantilla Excel generada por el sistema, está protegida
para evitar que realicen cambios en su estructura.
b)
La base de datos se encuentra protegida en un servidor de
datos en el departamento de la Unidad de Informática y Comunicaciones.
c)
Solo usuarios (postgresql) autorizados pueden acceder al
software.
d)
Existen niveles de seguridad por operaciones y por grupos
de usuarios, definida a nivel de base de datos y por software.
e)
El grupo de usuarios administradores tienen acceso a
todas las operaciones del sistema, exceptuando el cierre de período por fase al
que solo tiene acceso la Dirección General de Ejecución. Son los autorizados a,
entre otras, ejecutar las operaciones más importantes:
ü Diseñar,
estructurar y crear modelos.
ü Definir
parámetros de validaciones y expresiones de Salida.
ü Derogar
o eliminar modelos no vigentes o con cambios en su estructura.
ü Importar
los ficheros DBF con la información de los estados financieros de la ONEI.
f)
El grupo de usuarios operadores tienen acceso solo a las
operaciones propias relacionadas con la información:
ü Descargar
plantillas Excel.
ü Visualizar
y/o Imprimir estructuras de modelos.
ü Realizar
búsquedas en cualquier página.
ü Importar
información de las plantillas.
ü Validar
modelos importados.
ü Calcular
modelos de salida.
ü Generar
consolidados.
OTROS
g)
Elementos de apoyo al trabajo con el producto completo y
actualizado: manual de usuario y videos tutoriales.
h)
Integración con el correo electrónico, como parte de la
interconectividad y la utilización de tecnología avanzada, permite enviar
mensajes de correo y notificaciones desde el sistema.
i)
Cada página tiene su propio buscador, permitiendo al
acceso rápido y fácil a la información contenida en ellas.
j)
Los nomencladores base para la información de los
modelos: REEUP, Organismos, DPA y NAE se mantienen actualizados y vigentes por
información publicada de la ONEI.
Conclusiones
Después de lo anteriormente expuesto se puede llegar a la conclusión que cePRE$
no es solo una herramienta que facilita la proyección del presupuesto del
Estado, control de la ejecución y el análisis;
sino que es un generador de modelos que puede ser usado en cualquier
ámbito ya que:
·
Permite a los especialistas que el trabajo se realice con
mayor calidad y en un periodo de tiempo menor.
·
Reduce en un gran porciento los errores humanos, ya que
cuenta con validaciones matemáticas que al ser aplicadas a los modelos permite
garantizar una información correcta y confiable.
·
Posibilita a los especialistas realizar análisis
estadísticos que aporten mejoras paulatinamente a la economía del país.
Es imposible realizar una valoración económica sobre un software,
dificultad a la que no escapa cePRE$, por tanto es importante resaltar:
·
Los procesos técnico-económicos relacionados con el
Análisis, Control, Ejecución y Proyección del Presupuesto, requieren de un
soporte automatizado para ser realizados de forma eficiente, rápida y completa.
·
Al ser un software desarrollado por el Departamento de
Diseño e Implementación del Ministerio de Finanzas y Precios, y ser
desarrollado con tecnología Open Source el costo para el organismo ha sido bajo,
solo se ha invertido tiempo y esfuerzo por parte de los especialistas que han
colaborado en esta tarea.
·
Imposibilidad de realizar manualmente las operaciones que
realiza el software.
·
No existencia de programas extranjeros que cumplan, de
forma completa y adecuada, con las especificaciones y normativas de nuestro
sistema presupuestario.
Recomendaciones
Como recomendaciones se plantean:
1)
Generalizar el uso de cePRES$ al resto de las áreas de la
entidad, cuyos procesos involucren manejo de información contable o financiera.
2)
Proponer al Centro de Estudios Contables, Financieros y
de Seguros del Ministerio de Finanzas y Precios, que elabore una estrategia de
capacitación, como soporte al proceso de explotación del sistema y que cuente
con diferentes fases de estudio que abarquen los 4 módulos con que cuenta el
sistema.
3)
Continuar el desarrollo con las condiciones tecnológicas
y metodológicas que garanticen un proceso de generalización del sistema
satisfactorio.
Citas
del Toro Ríos, José Carlos y otros. 2003. Administración Financiera del Estado
Cubano. La Habana : CECOFIS, 2003. ISBN 959-7160-23-4.
Ecured. 2014. Historia de la Informática en Cuba y su posterior
desarrollo. https://www.ecured.cu/Historia_de_la_Inform%C3%A1tica_en_Cuba
Ministerio de Finanzas y Precios. 2012. Resolución No. 57 Anexo, Ejecución, Liquidación. La
Habana : Ministerio de Finanzas y Precios , 2012.
—. 2013. Resolución No. 102
Sobre la Implementación y Validación del sistema informático cePRES. La
Habana : Ministerio de Finanzas y Precios, 2013.
—. 2013. Resolución
No. 241 Anexo, Ejecución, Liquidación. La Habana : Ministerio de
Finanzas y Precios , 2013.
—. 2015. Norma
Específica de Contabilidad No. 5 “Proformas de Estados Financieros para la
actividad empresarial, unidades presupuestadas de tratamiento especial y el
sector cooperativo agropecuario y no agropecuario”. Resolución No. 1173. La
Habana : Ministerio de Finanzas y Precios, 2015.
— 2016. Gaceta Oficial de la República de Cuba No. 15 “Proformas de Estados Financieros para las
Unidades Presupuestadas”. La Habana : Ministerio de Finanzas y
Precios, 2016.
—. 2016. “Metodología para la
Planificación del Presupuesto del Estado del Año 2017”.Resolución No. 177. La
Habana: Ministerio de Finanzas y Precios, 2016.
—. 2016. Norma Específica de
Contabilidad No. 14 y No. 22 "Proforma de Estados Financieros". La
Habana : Ministerio de Finanzas y Precios, 2016.
Partido Comunista de Cuba . 2011. Lineamientos de la Política Económica y
Social del Partido y la Revolución. 2011.
Fecha de aceptación: 15 de enero de 2017 Fecha de publicación: 31 de
marzo de 2017
Datos de los autores
Mariela E. Marrón Ferrer
Graduada de Técnico
Medio Construcción Civil en el Tecnológico “José Gregorio Martínez” de Cienfuegos. Ocupa cargo de Especialista Informática desde
el año 2000 y la actividad principal a la que está dedicada: Análisis, Diseño y
Programación de Software. Ha desarrollado varios sistemas de relevancia para el
país (PresWIN - Presupuestos para la Construcción, cePRE$ - Control de la Ejecución
del Presupuesto, Anteproyecto y Modificación Presupuestaria.) y ha obtenido
importantes Premios en Ferias Internacionales, Fórums de Ciencia y Técnica y
Eventos Nacionales de la ANEC. En estos momentos se desempeña como Especialista
Informática en el área de Informática del Ministerio de Finanzas y Precios.
*
Premio Relevante del Fórum de Economía de la Sección de Base de la ANEC del
Ministerio de Finanzas y Precios y en otros eventos municipales y provinciales
de la organización.